Preenchimento de Campos de IBS e CBS em Documentos Fiscais Eletrônicos Torna-se Obrigatório em Agosto: Sua Conformidade em Jogo

A Reforma Tributária sobre o consumo, instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e disciplinada pela Lei Complementar nº 214/2025, avança para mais uma etapa crucial. A partir de 3 de agosto de 2026, empresas enquadradas no regime regular deverão, obrigatoriamente, preencher os campos referentes ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) em seus documentos fiscais eletrônicos (DF-e). Esta medida encerra o período de tolerância para preenchimento facultativo em 31 de julho de 2026 e marca uma nova fase na implementação do novo sistema tributário nacional. Para contadores e gestores de escritórios contábeis, a atenção e a preparação são indispensáveis, pois a ausência ou o preenchimento incorreto dessas informações poderá resultar na rejeição automática das notas fiscais, impactando diretamente o faturamento e a operação dos clientes.

O Contexto da Reforma Tributária e a Nova Obrigatoriedade

A Reforma Tributária busca simplificar o complexo sistema tributário brasileiro, substituindo gradualmente cinco tributos (IPI, PIS, Cofins, ICMS e ISS) por um modelo de Imposto sobre Valor Agregado (IVA) dual, composto pelo IBS (competência de estados e municípios) e pela CBS (administrada pela União). A transição completa está prevista para ocorrer ao longo de oito anos, de 2026 a 2033, com a convivência de ambos os sistemas durante esse período.

Em 2026, iniciou-se um período de adaptação, no qual o destaque do IBS e da CBS nos documentos fiscais tem caráter exclusivamente informativo e operacional. O objetivo é permitir que contribuintes, fornecedores de software e as administrações tributárias testem e validem os novos procedimentos. Apesar de não haver recolhimento efetivo desses tributos em 2026 — desde que as obrigações acessórias sejam cumpridas — a obrigatoriedade do preenchimento correto nos DF-e é um passo fundamental para a adaptação ao novo cenário fiscal.

A Virada de Chave: 3 de Agosto de 2026

Até o dia 2 de agosto de 2026, os ambientes autorizadores de DF-e ainda permitem a emissão de documentos fiscais mesmo sem o preenchimento das informações relativas ao IBS e à CBS. No entanto, essa flexibilização tem data para terminar. A partir de 3 de agosto de 2026, essa permissão deixará de existir para os contribuintes do regime regular. Documentos fiscais eletrônicos (como NF-e e NFC-e) emitidos sem as informações de IBS e CBS serão automaticamente rejeitados pelos sistemas, impedindo sua autorização.

Essa mudança se baseia no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, que definiu o cronograma e os documentos fiscais abrangidos pelos regulamentos do IBS e da CBS. A publicação dos regulamentos do IBS (Resolução CGIBS nº 6/2026) e da CBS (Decreto nº 12.955/2026) em março e abril de 2026, respectivamente, estabeleceu o primeiro dia do quarto mês subsequente como o fim do prazo de carência, resultando na data de 1º de agosto para o início da obrigatoriedade, com a validação sistêmica efetiva a partir de 3 de agosto.

Quem Está Afetado?

A obrigatoriedade de preenchimento dos campos de IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos, a partir de agosto de 2026, alcança as empresas enquadradas no regime regular, ou seja, aquelas tributadas pelo Lucro Real e Lucro Presumido, independentemente do seu porte.

É fundamental destacar que empresas optantes pelo Simples Nacional, Sublimite e Microempreendedores Individuais (MEI) não estão sujeitas a esta exigência em 2026. Para esses regimes, a obrigatoriedade do destaque de IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos está prevista para começar apenas a partir de 2027, conforme o Art. 348 da LC 214/2025. Contadores e gestores devem atentar a essa distinção para orientar seus clientes corretamente e evitar esforços desnecessários ou falhas de conformidade para o público específico.

A Alíquota de Teste e o Caráter Informativo

Durante o ano de 2026, os documentos fiscais eletrônicos deverão consignar uma alíquota de teste de 1% para o IVA dual. Esta alíquota é composta por 0,1% de IBS e 0,9% de CBS.

Conforme reiterado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS (CGIBS), o preenchimento dessas informações possui caráter meramente operacional e preparatório. Isso significa que, em 2026, não haverá recolhimento efetivo desses novos tributos, desde que as obrigações acessórias previstas na legislação sejam cumpridas. O objetivo principal é proporcionar um período de testes em ambiente real, sem impacto financeiro relevante para os contribuintes, para que os sistemas operacionais, os processos internos das empresas e as próprias administrações tributárias possam se adaptar ao novo modelo.

O Papel do Informe Técnico 2025.002 – Versão 1.60

A base técnica para a implementação dessas mudanças é o Informe Técnico 2025.002, cuja versão 1.60 foi publicada em 23 de junho de 2026. Este informe é crucial, pois detalha as especificações técnicas para a construção das tabelas de Códigos de Classificação Tributária (cClassTrib) e de Crédito Presumido, além de outras atualizações necessárias para o correto preenchimento dos campos de IBS e CBS nos DF-e.

Entre as atualizações trazidas pela versão 1.60, destacam-se:

• Criação de novos códigos cClassTrib: Incluindo "Descontos incondicionais" e "Importação de bens materiais sem incidência de IBS e CBS", entre outros.
• Atualização de indicadores: Como a inclusão de colunas para indicadores de Declaração de Importação de Remessa (DIR) e Declaração Única de Importação (DUIMP), e o novo tipo tpRBSN para receitas brutas de contribuintes do Simples Nacional.
• Ajustes na tabela de Crédito Presumido: Com a criação da coluna pRedTransicaoIBS.

Para empresas de software, estas atualizações reforçam a necessidade de tratar as tabelas da Reforma Tributária como cadastros "vivos", sujeitos a mudanças frequentes durante todo o período de transição. Para contadores e gestores, é imperativo que os sistemas emissores utilizados pelos seus clientes estejam em conformidade com as especificações mais recentes deste Informe Técnico, garantindo a correta parametrização dos sistemas ERP e fiscais.

Desafios e Necessidades de Adaptação

A obrigatoriedade que se aproxima impõe desafios significativos para as empresas e, consequentemente, para os escritórios de contabilidade que as atendem. A adaptação exige um esforço conjunto e multidisciplinar, envolvendo as áreas fiscal, contábil e de tecnologia da informação.

1. Parametrização de Sistemas Emissores: Os sistemas ERP e softwares fiscais precisam ser atualizados para comportar os novos campos de IBS e CBS nos arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos. Não se trata apenas de criar novos campos, mas de implementar regras fiscais, códigos de classificação tributária (CST, cClassTrib) e validações técnicas conforme a NT 2025.002.
2. Revisão e Atualização de Cadastros Fiscais: Um dos maiores desafios reside na qualidade e adequação dos cadastros fiscais das empresas. Será crucial revisar informações como a classificação fiscal dos produtos, enquadramento tributário, códigos NCM e demais dados que compõem os novos campos exigidos pela reforma. Inconsistências, como a ausência de classificação tributária para IBS e CBS ou o uso de códigos NCM descontinuados, podem levar à rejeição das notas.
3. Testes Exaustivos: A fase de adaptação não se resume à mera atualização de software. É fundamental que as empresas realizem testes exaustivos em ambiente de homologação para garantir que o preenchimento, a integração e o processo de emissão estejam funcionando corretamente antes da virada para o ambiente de produção em agosto.
4. Colaboração Multidisciplinar: A complexidade da mudança exige que áreas como fiscal, contabilidade, tecnologia da informação e cadastro de produtos atuem de forma integrada para revisar informações, realizar testes e garantir a conformidade. A coordenação entre o escritório contábil e o departamento de TI da empresa cliente será mais crítica do que nunca.

Riscos da Não Conformidade

O principal e mais imediato risco da não adequação é a rejeição dos documentos fiscais eletrônicos pelos sistemas de autorização. Uma nota fiscal rejeitada impede o faturamento da empresa, a circulação de mercadorias e a prestação de serviços, gerando interrupções operacionais e prejuízos financeiros significativos.

Embora em 2026 a apuração tenha caráter informativo e a aplicação de multas pela ausência de preenchimento dos campos de IBS e CBS tenha sido flexibilizada pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025 – desde que as obrigações acessórias sejam cumpridas –, a rejeição da nota é uma penalidade operacional severa. Além disso, a Lei Complementar nº 214/2025 já institui a Unidade Padrão Fiscal (UPF) como base para penalidades futuras, com multas que podem chegar a 100% do tributo e agravamento por reincidência. Portanto, negligenciar a adequação agora pode abrir precedentes para problemas mais graves no futuro.

O Que Fazer Agora: Checklist para Contadores e Gestores

Diante da iminência da obrigatoriedade, a TransiTax preparou um checklist essencial para contadores e gestores de escritórios contábeis:

1. Comunique seus Clientes: Alerte imediatamente seus clientes do regime regular sobre a obrigatoriedade a partir de 3 de agosto de 2026 e os riscos envolvidos.
2. Verifique os Sistemas Emissores: Confirme com os fornecedores de software de seus clientes se os sistemas (ERPs, emissores de NF-e, NFC-e, CT-e, etc.) estão atualizados para a versão mais recente do Informe Técnico 2025.002 (v. 1.60) e se comportam os novos campos de IBS e CBS.
3. Inicie os Testes em Homologação: Assegure que os testes de emissão de DF-e com os novos campos estejam sendo realizados em ambiente de homologação. O ideal é que esta fase esteja concluída bem antes do final de julho.
4. Revise Cadastros Fiscais: Oriente a revisão detalhada dos cadastros de produtos e serviços dos clientes, verificando a correta classificação fiscal, NCM e o enquadramento tributário para IBS e CBS.
5. Capacite as Equipes: Garanta que as equipes fiscais e de faturamento dos clientes, bem como as internas do seu escritório, estejam treinadas e cientes das novas regras de preenchimento.
6. Monitore as Atualizações: A Reforma Tributária é dinâmica. Mantenha-se atualizado sobre novas notas técnicas, atos conjuntos e regulamentações que possam surgir, ajustando os processos conforme necessário.

A TransiTax ao Seu Lado na Transição

A complexidade da Reforma Tributária exige ferramentas especializadas. A TransiTax é a sua parceira estratégica para navegar por este cenário, oferecendo soluções de diagnóstico e preparação para o IBS e a CBS. Nossa plataforma permite simular o impacto dos novos tributos por CNPJ, validar XMLs de NF-e conforme as exigências da NT 2025.002 e gerar relatórios auditáveis.

Não deixe a conformidade dos seus clientes para a última hora. A adaptação proativa é a chave para evitar interrupções operacionais e garantir uma transição suave para o novo modelo tributário. Conte com a TransiTax para transformar o desafio da Reforma Tributária em uma oportunidade de valor para o seu escritório e para os seus clientes.